企業(yè)電子文檔管理有哪些方法？

來源：超時代軟件     更新時間：2019年01月15日 18:44:40

　　互聯(lián)網(wǎng)飛速的同時，隨之而來的是一系列信息安全問題，對信息安全防護意識的缺失導(dǎo)致機密信息的泄露，安全漏洞信息保護能力匱乏讓不少企業(yè)都栽了跟頭。找到了問題的所在，事情就解決了一大半。
 

　　本文針對電子文檔管理問題給出的一點建議：
 

　　一、加強企業(yè)電子文檔的收集與整理工作
 

　　對于電子文檔管理來講，收集工作是最基本的。電子文檔的特性不同于以往的紙質(zhì)文件，在收集的范圍、渠道、方法上都與紙質(zhì)文件存在著差異。比如草稿文件，由于其不具備正式文件的功能，并且不易保存，所以在一般的情況下是不進行保留的。而電子文檔相對于紙質(zhì)文件相關(guān)的一些草稿文件進行收集、整理和保存。
 

　　二、加強電子文檔的歸檔工作
 

　　電子文檔的歸檔管理工作，注意電子文檔的歸檔時間，一般以一個年度為一個周期和時限保存，將電子文檔的最終成稿刻錄到光盤等存儲介質(zhì)上，以便日后進行反復(fù)查閱和試用。對于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文檔，宜采用備份的方法，在網(wǎng)絡(luò)上進行，但不宜將備份文件和原電子文檔存放在同一臺網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上。
 

　　三、加強電子文檔的辨別、審核工作
 

　　電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有相同的法律效力。因此，要制定詳細的工作制度，加強對電子文檔的定期核對、辨別和審核工作。主要是審核電子文檔的內(nèi)容是否完整，文檔形成的過程是否合規(guī)，是否符合歸檔和存儲的要求等。
 

　　四、加強計算機設(shè)備的軟硬件管理。
 

　　做好電子文檔的管理工作，加強計算機設(shè)備的軟硬件管理也是重要一環(huán)。例如，創(chuàng)新電子文檔的存儲手段，為檔案管理部門配備必要的計算機設(shè)備，且盡量采用光盤刻錄的保存方式，而且要確保是“雙重備份”。還要定期對計算機的安全漏洞進行維護，及時升級殺毒軟件。另外，計算機硬件設(shè)備也要達到一定的環(huán)境要求，溫度要保持在18~20度之間，相對濕度要達到35%~40%之間，不斷加強防磁設(shè)備的完善和維護工作，從而保證電子文檔信息數(shù)據(jù)的安全和穩(wěn)定。
 

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