企業(yè)文檔管理的幾條建議

來源：超時代軟件     更新時間：2019年01月29日 18:07:54

　　企業(yè)文檔會隨著時間逐漸增長，文件數(shù)量以及文件大小都很龐雜，在眾多的文件中找到自己需要的資料可能會耗費(fèi)許多時間，這么一來就不利于內(nèi)部管理，降低企業(yè)的效率，并且文件的安全性無法得到保障，后期文檔的維護(hù)與查找也會有諸多不便之處，小編整理了以下幾條建議希望能對你有所幫助。
 

　　一、文件和文件夾的命名
 

　　根據(jù)文件存儲內(nèi)容設(shè)置好的文件名，以最短的詞句描述此文件夾類別和作用，能讓你不需要打開就能記起文件的大概內(nèi)容。要為電腦中所有的文件和文件夾使用統(tǒng)一的命名規(guī)則，這些規(guī)則需要我們自己來制訂。最開始使用這些規(guī)則時，肯定不會像往常一樣隨便輸入幾個字那樣輕松，但一旦你體會到了規(guī)則命名方便查看和檢索的好處時，相信你會堅持不懈地執(zhí)行下去。
 

　　二、控制文件夾與文件的數(shù)目
 

　　文件夾里的數(shù)目不應(yīng)當(dāng)過多，一個文件夾里面有50個以內(nèi)的文件數(shù)是比較容易瀏覽和檢索的。如果超過100個文件，瀏覽和打開的速度就會變慢且不方便查看了。這種情況下，就得考慮存檔、刪除一些文件，或?qū)⒋宋募A分為幾個文件或建立一些子文件夾。另一方面，如果有文件夾的文件數(shù)目長期只有少得可憐的幾個文件，也建議將此文件夾合并到其他文件夾中。
 

　　三、建立最適合自己的文件夾結(jié)構(gòu)
 

　　文件夾是文件管理系統(tǒng)的骨架，對文件管理來說至關(guān)重要。建立適合自己的文件夾結(jié)構(gòu)，需要首先對自己接觸到的各種信息、工作和生活內(nèi)容進(jìn)行歸納分析。每個人的工作和生活有所不同，接受的信息也會有很大差異，因此分析自己的信息類別是建立結(jié)構(gòu)的前提。比如，有相當(dāng)多的IT自由撰稿人和編輯就是以軟件、硬件的類別建立文件夾;而很多老師，就是以自己的工作內(nèi)容比如教學(xué)工作、班主任工作建立文件夾。
 

　　四、注意結(jié)構(gòu)的級數(shù)
 

　　分類的細(xì)化必然帶來結(jié)構(gòu)級別的增多，級數(shù)越多，檢索和瀏覽的效率就會越低，建議整個結(jié)構(gòu)最好控制在二、三級。另外，級別最好與自己經(jīng)常處理的信息相結(jié)合。越常用的類別，級別就越高，比如負(fù)責(zé)多媒體欄目的編輯，那多媒體這個文件夾就應(yīng)當(dāng)是一級文件夾，老師本學(xué)期所教授的課程、所管理班級的資料文件夾，也應(yīng)當(dāng)是一級文件夾。文件夾的數(shù)目，文件夾里文件的數(shù)目以及文件夾的層級，往往不能兩全，我們只能找一個最佳的結(jié)合點(diǎn)。